Adaptief en circulair aanbesteden ‘een must’

Veiligheidsregio Fryslân

Hans de Wit, Veiligheidsregio Fryslân

“Onze droom was een excellente werkomgeving die klaar is voor de toekomst,” vertelt Hans de Wit, afdelingshoofd Facilitair Bedrijf bij Veiligheidsregio Fryslân (VRF). “En circulariteit hebben we gebruikt als startpunt.” In 2017 begon VRF de eerste circulaire aanbestedingen voor te bereiden. Dit jaar worden de eerste contracten getekend. Hoe zien die eruit, en waarom was circulariteit het startpunt?

De werkomgeving is geen optelsom (en daarom adaptief en circulair aanbesteed)

Wanneer is een werkomgeving ‘excellent’?  Als het zo vitaal en gezond mogelijk is, met een zo hoog mogelijke collega tevredenheid en maximaal toekomstbestendig, somt Hans de Wit op. Hierbij hoort een modern contractmanagement, “waar we ­samen met partijen aan werken.”

Met onze manier van aanbesteden kan je precies deze doelen behalen. Je besteedt partners aan, in plaats van leveranciers, waarmee je samen optrekt om de werkomgeving vitaal en gezond te houden en aan te passen aan de veranderende behoeftes van de werknemers. De werkomgeving als integrale dienst, in plaats van als een optelsom van losse producten, bureaus, computers, afvalbakken en airco’s.

Omdat VRF nog maar vijf jaar jong is, hadden ze de kans om alle contracten opnieuw aan te besteden. Dus wat het startpunt duidelijk, om de droom van een excellente werkomgeving waar te maken. Hans de Wit: “We wilden die contracten circulair gaan aanbesteden, de schoonmaak, catering, elektrotechniek, afval voorzieningen, etc.”

Adaptief aanbesteden op basis van ambities

Al snel kwamen ze erachter dat de verschillende circulaire aanbestedingstrajecten met elkaar verbonden moesten worden.  “Lineair aanbestedingen doen, elk contract achter elkaar, omdat dat moet van de wetgeving, dat volstond niet meer.” Alle contracten in een keer integraal op de markt zetten bleek door diverse factoren te ambitieus.

Dus kozen ze voor een strategie van “adaptief aanbesteden”: stap voor stap contracten aanbesteden, waarbij je telkens weer leert en de ervaringen meeneemt naar het volgende traject.  Als eerste contract kozen ze voor een veilig stukje werkplek: warme en koude dranken. Hans de Wit: “Wat kan er fout gaan als de koffie het niet doet? Dit zien we als een vingeroefening, om de koudwatervrees weg te halen.” Daarna volgen de werkplek­inrichting en andere facilitaire ­diensten. “En ook bij ICT zijn we haakjes aan het maken, zodat die mee kunnen bewegen.”

De aanbestedingsmethodiek van Rapid Circular Contracting is hierbij het startpunt. “We formuleren onze ambities en op basis daarvan contracteren we partijen die met ons gaan denken hoe we dit circulair gaan oplossen.” Het financiële plaatje is daarbij weliswaar een belangrijke randvoorwaarde, “ maar geen selectiecriterium.” 

Ik wil geen koffie, ik wil tevreden collega’s

Dit leidt tot een andere vraag aan de markt: “Ik wil geen koffie, ik wil een maximale collega tevredenheid op warme en koude dranken,” aldus De Wit. Ook vragen ze nadrukkelijk uit op adaptief vermogen van de marktpartijen. Een winnende partij moet kunnen blijven meebewegen met de verschuivende behoeftes van de werknemers.

Het excellent krijgen en houden van een werkomgeving is dus een gezamenlijk project. Vandaar dat Hans de Wit een oproep doet aan alle partijen in de facilitaire branche: “Doe mee, leer met ons mee, wees kritisch op wat we doen, stel vragen en kom met ons in contact.”