Het Rijk en haar 100.000 circulaire werkplekken

Sabien van der Leij, Rijksoverheid

“Mensen zijn gewend om de catalogus te pakken en te denken: deze stoel wil ik hebben, deze bank vind ik mooi, laten we dat eens gaan aanschaffen.” Als het aan Sabien van der Leij ligt dan gaat die catalogus de papierbak bij de Rijksoverheid. De werkplekken worden circulair, en dat betekent: eerst om je heen kijken, naar de stoelen en banken die er al staan en die gerepareerd, geherstoffeerd of repurposed kunnen worden. 

In de handen van Van der Leij hebben dit soort circulaire ­ambities impact. Als categoriemanager kantoorinrichting is zij namelijk verantwoordelijk voor de Rijksbrede visie en strategie op de inkoop van o.a. bureaustoelen, tafels, banken en kasten. En dat zijn er nogal wat. Verdeeld over al haar kantoren heeft het rijk ca. 100.000 werkplekken. Hoe krijg je die circulair en voor welke ­uitdagingen komt Van der Leij te staan?

Hoe de catalogus in de papierbak belandde

Voordat Van der Leij aan dit traject begon, was de inkoopstrategie voor de inrichting van Rijkskantoren nauwelijks circulair te noemen. Zo waren alle contracten leveringscontracten, “we hadden alleen leveranciers die meubilair leverden.” Met een jaarlijkse spend van ca. 60 miljoen euro, verdeeld over 11 contracten en 60 klanten binnen de Rijksoverheid, lagen hier veel circulaire kansen. Van der Leij: “Het kan niet zo zijn dat we meubilair simpelweg ­aanschaffen, neerzetten, gebruiken en na de ­afschrijvingstermijn denken ‘we kunnen het wel weg doen en we gaan weer wat nieuws aanschaffen’.” We zullen de catalogus niet in de papierbak gooien, maar zeker wel aanvullen met refurbished meubilair.

Het Rijksbreed programma ‘Nederland circulair in 2050’ zorgde voor ommekeer. Het programma vond al snel haar weg naar de Rijksinkoop. Van der Leij: “Ongeveer drie jaar geleden kwam de vraag bij mij of ik iets met circulaire kantoorinrichting kon doen en hierin een aanbesteding kon draaien.” 

De categoriemanager zag het als een kans om het grootser aan te pakken. “Een aanbesteding doen, een vinkje zetten en dan weer door, daar gaan we de wereld niet mee veranderen.” Dus besloot Van der Leij voorbij één aanbesteding direct de hele categorie kantoorinrichting circulair te maken.

De eerste hobbel: wat is circulaire kantoorinrichting?

Om circulair ingestoken contracten op te stellen, moest men allereerst meer grip krijgen op het onderwerp. Want zonder kennis kan je moeilijk circulair uitvragen, laat staan, zoals Van der Leij opmerkt, “checken of wat de markt aanbied inderdaad ook een beetje circulair is?” Dus begon de zoektocht naar de juiste circulaire vraag: “Willen we ze vragen om een dienst te leveren? Moet je leasecontracten aangaan? Moet je een zitoplossing uitvragen?” 

Het proces van ambitiebepaling leidde tot een specifieke circulaire insteek, met focus op hergebruik en herstoffering van bestaand meubilair. Van der Leij: “Laten we gebruikmaken van al het meubilair dat we al in huis hebben – en dat zo lang mogelijk.” En als er dan toch iets nieuws ingekocht moet worden, “dan moet het voldoen aan strenge circulariteitseisen.” Om de werkvloer werkbaar te houden moeten deze eisen – hergebruik, demonteerbaarheid – wel samengaan met functionaliteit en esthetiek – “zodat mensen niet het idee hebben dat ze op tweedehands meubilair komen te zitten.”

De tweede hobbel: de aanbesteding

Definities en specificaties mondden vervolgens uit in een concrete aanbesteding,  in 2017 voor 200 miljoen in de markt gezet. Hiervoor ging Van der Leij een samenwerking aan met Copper8 en Circular IQ. Zo kwamen de juiste gunningscriteria in de documenten terecht en kwamen geschikte marktpartijen in het vizier. 

Om de circulaire invulling van de op­dracht niet direct voor tien jaar vast te leggen, stelden ze een gefaseerd contract op dat ze voor 3+3+2+2 jaar in de markt zetten. Van der Leij: “Zo kunnen we monitoren hoe het gaat en of het werkt zoals we het hebben bedacht.” Bovendien dagen ze zo de leveranciers van meubilair uit “om niet tien jaar achterover te gaan zitten, maar echt mee te blijven werken aan circulaire werkplekken, omdat anders het contract niet verlengd wordt.” Zo werken we meer toe naar een samenwerkingscontract.

Dit is nodig omdat zowel wijzelf als de markt nog zoekende zijn. Bedrijven die in de kern gericht zijn op produceren en leveren, “vragen we nu om te gaan repareren, te herstofferen, misschien van een kast een locker te maken.”

De grootste uitdaging: waar staan de bruikbare spullen?

Van ambitie, naar aanbesteding naar uitvoering gaat niet zonder slag of stoot. Van der Leij benoemt drie uitdagingen. Ten eerste, “we kwamen allerlei uiteenlopende belangen tegen” – binnen de verschillende Rijksinstanties. Van der Leij is zelf werkzaam bij Rijkswaterstaat. De contracten die ze als categoriemanager opstelt zijn weliswaar richtinggevend voor alle Rijkskantoren. Toch hebben de afzonderlijke ministeries en uitvoeringsorganisaties hun eigen prioriteiten die ze mogen inbrengen bij het aanschaffen van meubilair. Er is immers geen centraal budget, “dus iedereen mag zelf meubilair aanschaffen onder de contracten.” En, zo merkte Van der Leij al snel, “Nederland circulair in 2050 is niet altijd hun eerste prioriteit.” 

Binnen het Rijk iedereen meekrijgen gaat makkelijker als het concreter wordt; als men weet welke stoelen en banken op welke manier hersteld, opgeknapt en heringezet kunnen worden. Met namen en rugnummers. Dus, stelt Van der Leij vast: “De grootste uitdaging begint nu pas. Nu moeten we dat wat we bedacht hebben ook daadwerkelijk laten werken. En waar staat het meubilair überhaupt in alle organisaties?” 

Het lijkt geen onneembare hobbel. De visie en de aanbesteding zijn er, de verandering is ingezet, “en dan volgt de rest wat mij betreft vanzelf.”