OPINIE: Waarom kantoren en meubels ­weerbarstig te realiseren zijn

“Ik zou het mooi vinden als we veel verder gaan in al die circulaire stappen, meubilair als zit­oplossingen gaan uitvragen, Total Cost of Ownership meenemen in de aanbesteding,” stelt Sabien van der Leij, categoriemanager kantoorinrichting voor de Rijksoverheid. “Maar voorlopig zie ik dat nog niet gebeuren.” 

Je koopt toch ook geen nieuwe auto als je band lek is?

Wel verwacht Van der Leij dat overheden en andere organisaties het komende jaar meer gaan nadenken over hoe ze hergebruik en onderhoud kunnen internaliseren in hun praktijk. “Als een band lek gaat van mijn auto, ga ik toch ook niet een nieuwe auto kopen?” Voor veel van onze spullen is het normaal om ze preventief te onderhouden. “Dat is een weg die we alle organisaties moeten inslaan.”

Remco Boelens, directeur van Het Nieuwe Kantoor (HNK), gaat hier graag in mee en heeft een specifieke ambitie: “We willen de slag richting de corporates gaan maken.” Boelens ziet de vraag naar flexibel, slim en duurzaam omgaan met kantooromgevingen hard toenemen – maar de grote spelers blijven achter. “MKB en startups weten we goed te bereiken, maar de corporates hebben koudwatervrees om hun werkomgeving anders in te gaan richten.” 

Drie drempels richting de circulaire ­werkomgeving

Sabien van der Leij ziet drie belangrijke drempels die versnelling richting een circulaire werkomgeving in de weg staan. Ten eerste, veel leveranciers hebben de focus nog altijd op productie en innovatie in plaats van onderhoud. Dat uit zich in een specifieke invulling van circulair, gericht op het ontwerpen en maken van nieuwe, circulaire meubels, “terwijl wij willen dat ze aan herinzet van gebruikte meubels doen.” Van der Leij roept dan ook op om de focus te verleggen: niet het nieuwe circulair maken maar het oude een tweede leven geven.

Een tweede drempel ligt volgens Van der Leij bij de opdrachtgevers en inkopers zelf. Als zij de meubels die ze al hebben willen hergebruiken of refurbishen, dan moeten ze wel weten wat ze zelf in huis hebben. “We merken dat we niet altijd weten waar wat staat, en hoe oud dat dan is.”

Het kostenaspect is de derde drempel. Om de werkelijke kosten van circulair vs. lineair meubilair te vergelijken, moet je kosten over de hele linie bekijken, zo is de ervaring van Van der Leij. Dat betekent meer dan alleen een eerlijke prijsvergelijking per object. Je moet ook kijken naar het grote plaatje, “als je een vleugel, of een heel gebouw op deze manier inricht.” Hoe neem je dan inkoopprijs, onderhoudskosten, restwaarde en kostenbesparing mee op de balans? Dit is een drempel omdat aanschaf, exploitatie en afvalverwerking normaal gesproken als gescheiden producten of diensten aanbesteed worden, en dus niet in één kostenoverweging terecht komen.

Wie is de eigenaar van wat er in mijn gebouw is geschroefd?

Ook Remco Boelens ziet het belang van een kostenvergelijking over de hele linie: “De discussie wordt nu te snel getrokken naar type producten, is het duur of niet duur, verantwoord of niet verantwoord. We vergeten te snel het stukje restwaarde, Total Cost of Ownership.” 

Boelens identificeert daarbij een vierde drempel, om Total Cost of Ownership te laten gelden: wie is de eigenaar? Product-als-dienst modellen, zoals het licht van Philips of de liften van Mitsubishi, kunnen vanuit kostenoverwegingen juist interessant zijn. Gebouweigenaren of beleggers zijn er echter moeilijk warm voor te krijgen. “Als ik het intern hierover heb dan zeggen ze ‘interessant, maar dat kunnen we in onze modellen niet kwijt, want we zijn geen eigenaar en het zit straks wel in ons pand geschroefd’.” In zijn ogen moet dit in de hele branche snel geslecht worden, “want het kan niet zo zijn dat dit soort dingen die enorme ontwikkelingen blijven tegenhouden.”