Privacyverklaring

Deze versie 1.3 is opgesteld op 24 mei 2018

Coöperatie Cirkelstad U.A. (hierna Cirkelstad) vindt het belangrijk om op een gepaste, verantwoorde manier met jouw privacy om te gaan. Hieronder leggen we uit hoe we dat doen.

Cirkelstad behoudt zich het recht voor van tijd tot tijd deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld als de wet verandert of wij bepaalde verwerkingen toevoegen of staken. De meest recente versie is altijd te vinden op de website van Cirkelstad. We raden je aan deze regelmatig te raadplegen.

1. Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van je persoonsgegevens door Cirkelstad en op de volgende personen:

  • Bezoekers van onze website
  • Leden van de Coöperatie Cirkelstad U.A.
  • Spinners en (service) partners van de Coöperatie Cirkelstad U.A.
  • Personen die gebruik maken van producten of diensten die, via de website van Cirkelstad worden aangeboden (bijvoorbeeld trainingen, cirkelstad academie…) waarbij de organisatie in beheer is van Cirkelstad
  • Personen die zich inschrijven om informatie te ontvangen van Cirkelstad, bijvoorbeeld nieuwsbrieven, downloads zoals whitepapers of deelname aan onze evenementen.
  • Mensen die feedback aan ons geven via onze websites of sociale media kanalen.

Deze privacyverklaring geldt niet voor gegevensverwerkingen van derden, zoals onder anderen: websites waarnaar wordt verwezen, gegevensverwerking door partners op een beurs, trainingen of andere activiteiten die door Cirkelstad worden gepromoot, maar waarvan de opvolging niet door Cirkelstad wordt uitgevoerd. Cirkelstad heeft geen toegang tot of inzage in die gegevensverwerkingen en is daarvoor niet de verantwoordelijke.

2. Verwerking van persoonsgegevens

Cirkelstad heeft voor haar activiteiten in bepaalde gevallen je persoonsgegevens nodig zoals je naam, (e-mail)adres en eventuele andere noodzakelijke gegevens. Cirkelstad gebruikt deze gegevens bijvoorbeeld bij het voeren van de ledenadministratie, communicatie of voor het versturen van een nieuwsbrief. Het verwerken van de gegevens vindt plaats op basis van grondslagen uit de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG): Toestemming, Uitvoering van een overeenkomst en Gerechtvaardigd belang.

Doelen voor de verwerking van persoonsgegevens

 

a) Het uitvoeren van onze administratie

De gegevens die we verzamelen bij het aangaan van een leden-overeenkomst verwerken we in onze ledenadministratie (incl. financiële administratie). Denk aan je naam, functie, e-mailadres, adresgegevens, KvK-gegevens. We verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie en om met je te communiceren over onze diensten. Bijvoorbeeld in de vorm van een nieuwsbrief of e-mail met een onderhoudsmelding of een e-mail over een ledenvergadering.

Ook de gegevens van (service) partners (Spinners, programmabureau) en samenwerkingspartners (andere kennisplatformen) nemen we op in de administratie.

b) Het leveren van diensten

Cirkelstad is een kennisplatform waarbij het creëren, verzamelen en verspreiden van kennis centraal staat. Hiervoor communiceren wij regelmatig met leden, geïnteresseerden en partners. Bijvoorbeeld via e-mail het opvragen van kennis en informatie en het verspreiden van die kennis en informatie.

Ook versturen we een nieuwsbrief via e-mail aan iedereen die zich hiervoor heeft aangemeld.

Ook via de website worden onder meer persoonsgegevens verwerkt gericht op kenniscreatie en verspreiding. Bijvoorbeeld wanneer je via een formulier je gegevens verstuurt, zoals bij het uploaden van een project in het Cirkelstad Kompas.

Voor leden bestaan online diensten zoals de Cirkelstad Academie. We verwerken persoonsgegevens zoals naam en e-mailadres onder meer om leden toegang te geven tot deze online diensten, voor de digitale ledenlijst of het tonen van reacties. Ook de gegevens die je zelf nog aan deze systemen toevoegt of laat toevoegen zoals kennisproducten, kunnen persoonsgegevens bevatten, en worden verwerkt in de Academie.

c) Het benaderen van prospects

Soms wordt informatie op de website aangeboden als download. Wij kunnen vragen hiervoor je e-mailadres achter te laten. We gebruiken deze informatie dan om je enthousiast te maken voor ons kennisplatform en de diensten. Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor deze informatie via de opt-out optie in elk bericht.

d) Optimaliseren, monitoren en analyseren van bedrijfsprocessen en systemen

Voor het optimaliseren van de website en onze diensten verzamelen en analyseren we gegevens. Deze algemene bezoekersgegevens zoals meest opgevraagde pagina’s worden bijgehouden zonder dat bezoekers worden geïdentificeerd. De diensten van derden die wij hiervoor gebruiken, zijn zo ingericht dat de gegevens anoniem verwerkt kunnen worden.

Soms maken we gebruik van een survey om onze diensten te verbeteren. Hierbij bestaat de mogelijkheid je e-mailadres achter te laten. We kunnen dan contact met je opnemen om aanvullende vragen te stellen in relatie tot de survey.

3. Cookies

Voor het optimaliseren van de website en onze diensten verzamelen en analyseren we gegevens. We plaatsen hiervoor cookies wanneer je de website bezoekt. De gegevens die wij verzamelen voor dit doel bevatten geen persoonsgegevens.

Meer over hoe we omgaan met cookies is te vinden in de cookieverklaring.

4. Bescherming

Wij beschermen je gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik.

(Service) partners van Cirkelstad zoals spinners nemen (een deel van) de uitvoering van bepaalde taken of diensten voor hun rekening. Cirkelstad heeft met hen een overeenkomst dat zij persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen en de voorschriften van deze privacyverklaring in acht nemen.

5. Ontvangers van de gegevens

De volgende personen en/of instanties kunnen je persoonsgegevens ontvangen:

(Service) partners – Alle (service) partners met een rol of taak binnen de landelijke organisatie (Bedrijfsbureau, spinners) hebben toegang tot persoonsgegevens uit de ledenadministratie. Zij hebben toegang tot de gegevens voor zover dit nodig is om de onder a t/m c genoemde doelstellingen te bereiken. Ook (service) partners met een ondersteunende taak, zoals het technisch onderhoud van de website hebben toegang tot de gegevens.

Naam en e-mailadres en de gegevens die je als lid kunt toevoegen in de Academie zijn toegankelijk voor alle partners.

Hostingprovider – Gegevens onder b) en c) worden opgeslagen door een externe hostingprovider. Deze hosting provider is een zogenaamde verwerker van de gegevens. Hij moet zich houden aan onze instructies en passende beveiligingsmaatregelen garanderen. De hosting provider heeft geen toegang tot de persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen in Nederland.

Cloud-diensten – Voor de opslag en verwerking van de gegevens onder a) b) en c) worden cloud opslag diensten gebruikt. Ook deze ontvangers zijn een verwerker. De gegevens worden opgeslagen op grondgebied buiten de Europese Unie.

E-mail-service – Voor het versturen van nieuwsbrieven wordt een dienst gebruikt. Deze verwerker heeft toegang tot de persoonsgegevens. Deze partij slaat de gegevens op grondgebied van de Verenigde Staten.

Analyse – De gegevens die we verzamelen genoemd onder d) worden opgeslagen door de partijen die de cookies plaatsen en uitlezen. Deze partijen slaan de gegevens op grondgebied van de Verenigde Staten.

6. Bewaartermijn

Cirkelstad bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking, tenzij we ze langer moeten bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

7. Jouw privacyrechten

De wet geeft je bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van je persoonsgegevens.

  • Recht op informatie: je hebt het recht om te weten waarom je persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gaat gebeuren en hoelang ze worden opgeslagen.
  • Recht op inzage: je hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die van je bekend zijn bij de gemeente.
  • Recht op rectificatie: je hebt het recht om je persoonsgegevens aan te vullen, te corrigeren, te laten verwijderen of af te laten schermen.
  • Recht om vergeten te worden: wanneer je Cirkelstad toestemming geeft om je gegevens te verwerken, dan hebt je het recht om de persoonsgegevens ook weer te laten verwijderen.
  • Recht op het overdragen van uw gegevens: je hebt het recht om al je persoonsgegevens op te vragen bij de verwerkingsverantwoordelijke, en deze in zijn geheel over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens door de Cirkelstad. Cirkelstad voldoet hieraan, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Dit kun je doen door een e-mailbericht te sturen naar info@cirkelstad.nl.

Wij zullen binnen een maand op jouw verzoek reageren. We zullen je laten weten wat de eventuele consequenties zijn van het voldoen aan jouw verzoek. Als we van mening zijn dat we goede redenen hebben om je verzoek te weigeren zullen we je die redenen in onze reactie laten weten. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat wij door aan je verzoek te beantwoorden onze rechten niet meer kunnen uitoefenen.

8. Vragen, verzoeken, klachten, bezwaar

Bij vragen of verzoeken over deze privacyverklaring kun je contact opnemen met Cirkelstad.

Tot slot, mocht je van mening zijn dat wij door onze verwerking van jouw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen, vernemen dat graag. We proberen met jou een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan je bezwaren. Komen we er toch niet uit dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie

Wil je meer weten over de bescherming van je persoonsgegevens of een toelichting op de begrippen die in deze verklaring worden gehanteerd, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Coöperatie Cirkelstad U.A.
Postbus 60055
6800 JB Arnhem