Hoe maak je afwegingen tussen de verschillende indicatoren en hoe stel je je ambities vast? Welke aanbestedingsaanpak hanteer je en hoe borg je een en ander en hoe geef je de aanbestedingsprocedure verder vorm? Deze vragen stonden centraal tijdens de bijeenkomst van Cirkelstad Overheden op 9 april. “Het is vooral gewoon een kwestie van doen”, aldus Anja Kuijsters aanbestedingsexpert bij Brink. Samen met haar collega Jasper Ponte neemt zij de deelnemers mee in het toepassen van Het Nieuwe Normaal in aanbestedingen.

Thirza Monster, binnen Cirkelstad spinner van de community Overheden, trapt de bijeenkomst af door bij de aanwezigen de verwachtingen van deze ochtend te peilen. Simone Kraan van de gemeente Alphen aan den Rijn zit met de vraag hoe je ervoor zorgt, dat als je functioneel uitvraagt je wel het kwaliteitsniveau haalt dat je wilt hebben? “Want”, benadrukt zij, “we zijn natuurlijk gewend om te zeggen ‘we willen deur X’. Ik snap dat we dat misschien niet meer moeten vragen, maar we willen natuurlijk wel de kwaliteit van deur X.” André Meijerink van de gemeente Nijkerk is op zijn beurt vooral benieuwd hoe hij ontwikkelaars en bouwers kan stimuleren om meer met circulariteit aan de slag te gaan en Domingo Regalado van Os van de gemeente Amsterdam gaat meewerken aan een aanbesteding. Samen met een groepje duurzaamheidsadviseurs is hij aan het kijken hoe hij Het Nieuwe Normaal daarbij kan inzetten. “Daar ben ik wel benieuwd naar.”

Handleiding
Het zijn vragen waar Anja Kuijsters en Jasper Ponte wel raad mee weten. Logisch, want het tweetal heeft meegeschreven aan de onlangs verschenen handreiking ‘Aanbesteden met het Nieuwe Normaal Gebouw’. Beiden zijn werkzaam bij Brink met als expertises inkopen, contracteren en aanbesteden. Voordat het tweetal zich op het centrale onderwerp stort, neemt Anja de aanwezigen even kort mee in het waarom van Het Nieuwe Normaal. “Het is een nieuwe gedragen standaard met haalbare en ambitieuze prestaties op het gebied van circulair bouwen. Uitgangspunt”, zegt Anja, “is dat we met Het Nieuwe Normaal een eenduidige taal voor circulair bouwen hebben. Daar hadden opdrachtgevers en opdrachtnemers erg veel behoefte aan. En daarnaast hebben we nu door projecten op negen indicatoren te evalueren, vooral inzicht in haalbare circulaire prestatieniveaus. Dat geeft jullie als overheden een instrument om dezelfde vragen richting de markt te stellen, zodat de markt daar ook eenduidig op kan reageren. Dan gaan we ook versnellen in het opschalen van circulair bouwen.” Voor meer informatie over Het Nieuwe Normaal en de werking ervan kan je terecht op www.hetnieuwenormaal.nl.

Vier stappen
Na de korte introductie gaat Anja dieper in op de toepassing ervan in aanbestedingen. Daarvoor zijn een viertal stappen benoemd. “De eerste stap”, verduidelijkt Anja, “begint bij het beantwoorden van de vraag; welke indicator is nou voor mij relevant en geef ik prioriteit? Dat is uiteraard afhankelijk van je duurzaamheidsbeleid, maar ook van je budget. En niet te vergeten van de markt. Want wat kan de markt? Als je hele hoge ambities hebt, heb je dan nog marktpartijen die het waar kunnen maken? Of is de omvang dusdanig, dat je niet bij alle grote partijen uit gaat komen? En moet je dan misschien wat minder ambitieus zijn?”

Na een dergelijke afweging is de tweede stap het vastleggen van de prestaties in de overeenkomst. “De minimumeisen kun je vastleggen in je Programma van Eisen. En vervolgens bepaal je in de derde stap je aanbestedingsstrategie zodat je ook weet wáár leg ik welke indicatoren vast en hoe borg ik dat aan deze eisen wordt voldaan? In deze stap zit ook een antwoord op de eerdere vraag van Simone Kraan of je functioneel gaat specificeren of ga je een bestek helemaal uitschrijven?” De vierde en laatste stap is hoe verwerk je de indicatoren in de aanbesteding? Om een en ander helder te maken laat Anja een schema zien hoe de negen indicatoren in de eisen, selectie en gunningsfase een plek kunnen krijgen. Vooral de vier al gevalideerde en dus standaardindicatoren (MPG, materiaalgebonden CO2-uitstoot, herkomst materialen en losmaakbaarheid) kunnen op basis van een prestatie worden uitgevraagd. De drie indicatoren die nog een indicatie zijn (materiaalgebonden CO2-opslag, adaptief vermogen en hergebruikpotentie) hebben een transparantie-eis. “Als de lat is bepaald”, legt ze uit, “kun je hem als een prestatie wegzetten. En met transparantie-eis zeggen we: ‘laat maar zien hoe je het doet’.”

Geschiktheidseis
De indicatoren met kwalitatieve inzichten (gezonde materialen en omgang restmateriaal) moeten aldus Anja als leer- of evaluatiepunt worden benaderd. Eén van de aanwezigen wil weten wat een geschikte geschiktheidseis is. “De geschiktheidseis is dus; ‘hier gaan we van uit’. Je gaat eerst selecteren op drie tot vijf partijen aan wie je vervolgens daadwerkelijk de offerteaanvraag gaat doen. Tijdens dat selectieproces heb je weer een onderscheid tussen geschiktheidseisen en de minimumeis. Met andere woorden”, verduidelijkt ze, ‘het is de lat waar je als bedrijf overheen moet springen wil je in aanmerking komen.”

Na de uitleg van Anja neemt Jasper Ponte de deelnemers mee in een aantal voorbeelden van projectaanbestedingen. Het eerste voorbeeld is van een gebundelde vraag van 11.000 woningen in het kader van Woonst, de bouwstroom van dertien samenwerkende woningcorporaties en negen gemeenten in de regio Eindhoven. “Het gaat om conceptuele bouw. En die dertien woningcorporaties stellen eigenlijk allemaal dezelfde vraag aan de markt. En die vraag is daarna gebundeld en in één keer naar de markt gebracht.” In de aanbesteding zijn een groot deel van de indicatoren als harde eis gesteld en vervolgens aanvullend in het gunningscriterium opgenomen. Jasper: “Extra prestaties op het gebied van circulariteit leidde tot een hogere beoordeling op het gunningscriteria.”

Circular Space
Voor de Brightlands Camelot Campus in Geleen is recentelijk Circular Space aanbesteed, waar onderzoek en ruimte wordt geboden aan bedrijven die circulair en gerecycled plastic onderzoek doen. De aanbesteding die Anja heeft begeleid, werd gedaan via een Europese procedure met concurrentiegerichte dialoog, waarbij circulariteit een belangrijk criterium was. Hoewel het hoogste ambitieniveau vanwege financiële beperkingen niet werd bereikt, is er gericht gekeken naar waar investeringen mogelijk waren binnen het budget, met aandacht voor losmaakbaarheid en flexibiliteit in ontwerp. De winnende partij bood concrete maatregelen voor circulariteit aan, waaronder nulmetingen en plannen voor hergebruik van materialen zoals kanaalplaten en staal. “Dit toont aan hoe circulaire optimalisaties het verschil hebben gemaakt in de aanbesteding. Het is nu aan de contractmanager om ervoor te zorgen, dat deze beloften ook worden nagekomen tijdens de uitvoering van het project.”

Muralbord
Na de voorbeelden gaan de deelnemers zelf oefenen met Het Nieuwe Normaal in aanbestedingen. Op een Muralbord kunnen ze zelf aan de gang. Jasper Ponte geeft de deelnemers nog mee bij het hanteren van de vier standaard indicatoren en bijbehorende standaard prestatieniveaus, rekening te houden met drie tot vijf procent extra bouwkosten. “En dat zijn bedragen die te overzien zijn. Circulariteit kun je dan ook beste als een harde eis stellen. Want wanneer je het onderdeel maakt van je gunningscriteria, dan weet je niet op voorhand hoeveel je er precies van gaat krijgen. En je weet ook niet wat dat extra gaat kosten. Dus dan kun je het beter van tevoren goed inschatten en deze duidelijke prestatie-eisen als harde eis stellen.”

Selectiecriteria
Op de vraag van Thirza of het oefenen een beetje gelukt is, zegt een deelneemster: ‘ik was een beetje aan het worstelen tussen selectiecriteria en gunningscriteria’. “Dat is”, zegt Anja, “afhankelijk van de procedure die je gaat toepassen. Selectiecriteria worden alleen toegepast bij niet-openbare procedures. In procedures zoals meervoudig onderhands selecteer je partijen vaak onbewust op basis van impliciete criteria, zoals ervaring of omzet. Bij de selectiefase formuleer je minimumcriteria om een aantal geschikte partijen over te houden, terwijl in de gunningsfase de focus ligt op het selecteren van de partij met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Het is vooral een kwestie van doen.”

Vier stappen voor aanbesteden met Het Nieuwe Normaal:

1. Voor ambitie en speerpunten is het essentieel om indicatoren te kiezen die de kernprioriteiten van het project weerspiegelen.
2. Leg prestaties vast in de overeenkomst, vraagspecificatie of het Programma van Eisen.
3. Stel een aanbestedingsstrategie op met daarin de wijze waarop de prestatie-eisen geborgd zijn.
4. Verwerk de indicatoren duidelijk in de aanbestedingsstukken om ervoor te zorgen dat potentiële aanbieders volledig op de hoogte zijn van de prestatie-eisen van het project.

Meer informatie: Handreiking Aanbesteden met Het Nieuwe Normaal – Gebouw

Doe ook mee!
Aanhaken bij Cirkelstad Overheden om ook stappen te zetten in circulair bouwen? Neem contact op met Thirza Monster.